1 июля глава российского Правительства Михаил Мишустин утвердил правила взаимодействия кадровых информационных систем работодателей с порталом госуслуг. Это позволит работникам и работодателям обмениваться электронными кадровыми документами уже с 1 сентября 2022 года. Объясняем, как это работает.
Что это за система?
Это так называемый электронный кадровый документооборот (ЭКДО). Он позволяет работнику и работодателю составлять и подписывать все необходимые кадровые документы в электронном виде. Такой формат ускоряет и упрощает процесс: больше не нужно распечатывать все документы, подписывать их ручкой и хранить в бумажном виде.
Как работает?
Решение о переходе на ЭКДО может принять только сам работодатель: это не обязательно. Но если организация намерена перевести общение с работниками в электронную сферу, необходимо принять отдельный локальный нормативный акт и организовать всё с технической стороны.
В процессе участвуют две системы: портал госуслуг и информационная система работодателя (её может заменить платформа «Работа в Рос-
сии»). Если необходимо подписать какой-то документ с сотрудником, работодатель составляет его в электронном виде, подписывает со своей стороны и загружает в систему.
Информационная система ЭКДО, которую использует работодатель, автоматически отправляет документ на подпись работнику в его личный кабинет на «Госуслугах». Тот подписывает его электронной подписью, и система направляет документ обратно. Подписанная версия также хранится в электронном виде.
Может ли работник сам направлять работодателю электронные документы?
Да, если стороны договорились о такой возможности и закрепили это в локальном акте. В таком случае для работника всё просто. Он заходит в свой личный кабинет на портале госуслуг, подписывает необходимое заявление, уведомление или сообщение электронной подписью и отсылает работодателю. Если последний использует не собственную систему ЭКДО, а платформу «Работа в России», работник или соискатель проделывает всё то же самое через эту платформу.
Кадровых документов в бумажном виде больше не будет?
Необязательно. Во-первых, каждый работодатель сам решает, переходить ли ему на ЭКДО. Во-вторых, даже при таком переходе можно договориться с работниками одновременно дублировать документы на бумаге.
Когда это произойдет?
С 1 сентября 2022 года. Все работодатели, перешедшие на ЭКДО, смогут использовать «Госуслуги» для обмена документами с работниками.
